Wat zijn de kneepjes van jouw vak?

Met “kneepjes” bied ik een dienst aan met als doel, bestaande kennis van vertrekkende werknemers op een creatieve manier voor de organisatie vast te houden. Hoe kun je als organisatie de kennis van een vertrekkende werknemer vasthouden? Door zoveel mogelijk op papier te laten zetten? Door de nieuwe kracht te begeleiden in zijn inwerkperiode?

Als vertrekkende werknemer zit je met een tweeledig gevoel.Van de ene kant hoop je onmisbaar te zijn. Voortkomend vanuit het gevoel een belangrijke schakel in de organisatie geweest te zijn. Van de andere kant wil je graag dat je werk goed opgevolgd wordt. Dat alles wat je tot nu toe hebt opgebouwd niet voor niets is geweest.

“Kneepjes” is een begeleidingstraject dat de werknemer helpt om een goede vorm te vinden om zijn kennis begrijpelijk over te dragen. Dit doet recht aan zijn gevoel een belangrijke schakel in de organisatie geweest te zijn, en het draagt bij aan een goede overdracht. Dit kan uitmonden in een weblog, een boek en/of een DVD met verhalen, foto’s, documentaires, interviews waarop iemands “erfgoed” vastgelegd is.

Waar gaat het om

Komende jaren zullen door de vergrijzing veel mensen stoppen met werken. Veelal mensen die heel lang op één werkplek hebben gewerkt en daar redelijk zelfstandig hun dingen gedaan hebben. Vaak gaat het om mensen met heel specifieke kennis. Wellicht is diegene zich zelf niet eens meer bewust hoe specifiek zijn/haar kennis wel is. Als je iets lang genoeg doet dan lijkt het vaak zo logisch dat je die dingen op die manier doet.
En juist die specifieke manier van diegene is dan ook moeilijk even op papier te zetten.

Uit verschillende werkvelden kun je dan denken aan zaken als:
-Hoe stook je een hoogoven.
-Hoe zie je dat een schilderij beschadigd dreigt te raken.
-Hoe organiseer ik binnen dit bedrijf een conferentie.
Maar eigenlijk kan het om van alles gaan. De vraag is “wat zijn de kneepjes van jouw vak”.
Ik help bij het vinden van het antwoord op die vraag maar vooral ook bij het zoeken van de manier waarop “die kneepjes” begrijpelijk over te dragen zijn.
Mijn werk bestaat uit

-Het helpen zoeken naar welke specifiek kennis er is (en anders verloren zou gaan).
(Hierbij is het van belang welke wensen de organisatie of wellicht de werkgever of Leidinggevende heeft t.a.v. de kennisoverdracht.)
-Het helpen vormgeven van een manier om die kennis over te dragen.
( Die manieren kunnen zijn: interview, documentaire, verhalen, rondleiding etc.)

“Kneepjes” is een coachings-traject bedoeld voor werknemers die het bedrijf verlaten, en die kennis hebben van werkzaamheden die niet zo makkelijk op papier te zetten zijn, met als doel om kennis die anders meegenomen zou worden zoveel mogelijk achter te laten.
De manier waarop dit gebeurd is door dieper in te gaan op welke kennis eigenlijk bij deze persoon bestaat en om samen een manier te zoeken om die overdrachtelijk te maken.
Een manier die past bij de persoon en bij de informatie die overgedragen moet worden.
De vorm waarin dit gegoten wordt kan door het maken van een web-site waar alle feitelijke informatie op terug gevonden kan worden maar ook alle verhalen, interviews, docu-filmpjes die de minder makkelijk over te brengen informatie bevatten. Deze web-site kan toegankelijk gemaakt worden voor een beperkt publiek.

Geanonimiseerde mindmap van een van mijn coachingstrajecten met als doel kennisoverdracht.

Hoe werkt het

De manier waarop ik de kennis van de betreffende werknemer wil vasthouden en overdragen is via een gelijksoortig website als deze. Zoals je ook in deze weblog ziet is het mogelijk via de zijbalk direct naar het onderwerp van jouw keuze te gaan. De structuur van de zijbalk geeft aan wat de hoofdonderwerpen zijn en welke subonderdelen daar weer onder vallen. Het ene onderwerp zal zich lenen om in tekst weer te geven en andere onderwerpen zullen d.m.v. filmpjes verduidelijkt worden. In elk bedrijf heb je de solisten. M.n. deze solisten doen alles op hun eigen manier en zijn niet zo bezig om die kennis organisatiebreed te delen. Een weblog help hierbij en het geeft anderen de gelegenheid om te reflecteren op het proces en het resultaat van de kennisoverdracht. Anderen kunnen collega’s zijn, leidinggevende of degene die het stokje gaat overnemen. Een ander gebruiksgemak van een weblog is dat die overgenomen kan worden. De opvolger kan (als nieuwe beheerder van de weblog) nieuwe pagina’s toevoegen of beschreven werkprocessen veranderen of bijschaven.

Gebruik maken van film

Een andere manier van kennisoverdracht is gebruik maken van video. Je kunt video gebruiken om te vertellen wat je ook kunt opschrijven. Maar video is vooral geschikt voor interview en documentaire vormen. Het is makkelijker op film je passie over te brengen over je werk en verder geeft het de mogelijkheid daadwerkelijk visueel te demonstreren waar het om gaat. Hoe je een handeling uitvoert of hoe een bep situatie eruit ziet. Behalve dat het voor de vertrekkende werknemer op deze manier makkelijker over te brengen is, is het voor degene die hem/haar opvolgt beter te begrijpen en makkelijker te onthouden. Veel mensen onthouden beelden makkelijker dan tekst. Ik heb twee voorbeelden van filmpjes op deze log gezet. Dit zijn filmpjes die ik eerder gemaakt heb en niets met het onderwerp te maken hebben. Je kan hier wel zien hoe ‘t eruit gaat zien. Omdat deze filmpjes via youtube vertoond worden is de kwaliteit laag.